Quel est le mode de transmission des convocations aux séances du comité syndical d’un PETR ? Faut-il obligatoirement proposer un envoi papier ?

Q: Quel est le mode de transmission des convocations aux séances du comité syndical d’un PETR ? Faut-il obligatoirement proposer un envoi papier ?

L’article L.2121-10 du CGCT >> prévoit que " Toute convocation … est transmise de manière dématérialisée ou, si les conseillers municipaux en font la demande, adressée par écrit à leur domicile ou à une autre adresse ". Ces règles sont applicables de plein droit aux syndicats mixtes par renvoi des articles L.5741-1, L.5711-1 et L.5211-1 du CGCT. L’article précité édicte une règle précise à savoir que le principe est une convocation des délégués sous format dématérialisé. En pratique, l’envoi dématérialisé peut être effectué via l’envoi d’un courrier électronique ou avec l’aide d’une plateforme de convocation électronique. Mais, dans tous les cas, il convient de retenir des modalités permettant d’établir la date d’envoi et le respect des délais de convocation, afin de sécuriser la procédure. En revanche, ce texte consacre parallèlement une dérogation claire : le format dématérialisé ne peut être imposé aux élus qui conservent la possibilité de solliciter un envoi papier des convocations, soit à leur domicile, soit à une adresse choisie par eux. Pour ce faire, encore convient-il que les élus aient expressément sollicité le syndicat, aux fins, d’une part, de demander l’envoi, par écrit, des convocations et, d’autre part, d’indiquer l’adresse souhaitée, demande qui doit être conservée pour chaque délégué concerné, dans un souci de sécurité juridique, afin de pouvoir prouver, le cas échéant (en cas de contentieux sur ce motif), que cette demande a été faite et donc les convocations régulièrement envoyées

Question

Michael Restier · Accepted Answer

L’article L.2121-10 du CGCT >> prévoit que "Toute convocation … est transmise de manière dématérialisée ou, si les conseillers municipaux en font la demande, adressée par écrit à leur domicile ou à une autre adresse". Ces règles sont applicables de plein droit aux syndicats mixtes par renvoi des articles L.5741-1, L.5711-1 et L.5211-1 du CGCT. L’article précité édicte une règle précise à savoir que le principe est une convocation des délégués sous format dématérialisé. En pratique, l’envoi dématérialisé peut être effectué via l’envoi d’un courrier électronique ou avec l’aide d’une plateforme de convocation électronique. Mais, dans tous les cas, il convient de retenir des modalités permettant d’établir la date d’envoi et le respect des délais de convocation, afin de sécuriser la procédure. En revanche, ce texte consacre parallèlement une dérogation claire : le format dématérialisé ne peut être imposé aux élus qui conservent la possibilité de solliciter un envoi papier des convocations, soit à leur domicile, soit à une adresse choisie par eux. Pour ce faire, encore convient-il que les élus aient expressément sollicité le syndicat, aux fins, d’une part, de demander l’envoi, par écrit, des convocations et, d’autre part, d’indiquer l’adresse souhaitée, demande qui doit être conservée pour chaque délégué concerné, dans un souci de sécurité juridique, afin de pouvoir prouver, le cas échéant (en cas de contentieux sur ce motif), que cette demande a été faite et donc les convocations régulièrement envoyées